การจัดองค์การ

การจัดองค์การ (Organizing)

Organizing  -  STAFFING

การจัดองค์การ ( Organizing)

    นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน  และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน  เพื่อให้งาน

ได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้  หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า  “  องค์การ  ”  ดังที่  CHESTER  I  BARNARD  กล่าวว่า  องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์

  ดังนั้น  การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน  และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้  และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น  เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี  ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ

ความหมายของการจัดองค์การ

     การจัดองค์การ  (Organizing)  คือ  กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง

คนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

  การจัดองค์การ (Organizing) คือ  การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และ

มอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย  การจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก

1. ทำให้ทราบขอบเขต  ความรับผิดชอบ  และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ

2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน

3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี

4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้

5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน

6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี

หลักของการจัดองค์การ

    หลักสำคัญของการจัดองค์การ  ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน,  อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา ,  สายบังคับบัญชา ,  ช่วงการบังคับบัญชา ,  การประสานงาน ,  หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง  และเอกภาพในการบังคับบัญชา

ขั้นตอนที่สำคัญ	องค์ประกอบของการ จัดองค์การ	เหตุผล
1. กำหนดงานต่างๆ ชนิดที่จำเป็นจะต้องทำ	การแบ่งงาน(Division  of  Work)	จัดแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่าง ๆ  โดยที่กลุ่มงานแต่ละกลุ่มนั้นจะใช้กำลังคนหนึ่งคนในการจัดทำ
2. จัดกลุ่มงานต่าง ๆ  ให้เข้าอยู่ในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง	การจัดแผนกงาน(Departmentalization)	รวมกลุ่มงานต่าง ๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้กิจกรรมต่าง ๆ สามารถดำเนินไปได้อย่างสอดคล้องและกลมกลืนกัน
3. กระจายและมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง	การกระจายอำนาจหน้าที่    (Distribution of Authority)	กำหนดความรับผิดชอบสำหรับงานต่าง ๆ  พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ที่ต้องใช้ในการทำงานดังกล่าวให้กับบุคคลที่รับผิดชอบ
4. เชื่อมหน่วยงานต่าง ๆเข้าด้วยกันเพื่อให้การดำเนินการขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพบรรลุยังวัตถุประสงค์ที่ต้องการ	การประสานงาน        (Co-ordination)	เชื่อมบุคลากรและกิจกรรมต่าง ๆให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมที่จะส่งเสริมและสนับสนุนให้องค์การสามารถดำเนินงานบรรลุยังวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

   


      องค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย  การแบ่งงานกันทำ  (Division 

of  work)  การจัดแผนกงาน  (Departmentalization)  การกระจายอำนาจหน้าที่  (Distribution  of  Authority)  และการประสานงาน  (Co-ordination)

การจัดองค์การจะปรากฏขึ้นในรูปแผนภูมิองค์การที่เกิดจากการลากเส้นต่าง ๆ 

เพื่อให้เห็นการแบ่งแยกกลุ่มงาน  ผู้รับผิดชอบ  ตามลำดับลดหลั่นกันไป

รูป แผนภูมิองค์การ จาก http://fedcongroup.com

  รูปแผนภูมิองค์การนั้นก็คือ ความสัมพันธ์ที่เป็นทางการของสมาชิกในองค์การหรือที่เรียกว่า  องค์การที่เป็นทางการ (Formal  Organization)  แต่อย่างไรก็ตามองค์การมีการเปลี่ยนแปลงเสมอ  ดังนั้น  สายสัมพันธ์ในองค์การก็จะมีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน ซึ่งเราเรียกความสัมพันธ์ดังกล่าวว่าองค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal  Organization)  องค์การที่ไม่เป็นทางการมีอยู่ทุกแห่ง  ซึ่งเป็นองค์การที่เกิดจากความสัมพันธ์ส่วนตัว มีทั้งข้อดีและข้อเสีย

รูป องค์การที่เป็นทางการ และองค์การที่ไม่เป็นทางการ

  -  องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization)  คือ กลุ่มหรือองค์การที่ถูกกำหนดขึ้นโดยโครงสร้างขององค์การซึ่งมีกฎเกณฑ์  รวมทั้งระบบสายการบังคับบัญชาที่กำหนดขึ้น

  -  องค์การที่ไม่เป็นทางการ  (Informal  Organization)  คือกลุ่มหรือองค์การที่เกิดจากการ  รวมตัวของปัจเจกบุคคล  โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน  ลักษณะของความสัมพันธ์ภายในจึงไม่มีกฎเกณฑ์ข้อบังคับที่แน่นอน

องค์ประกอบของการจัดองค์การ

การแบ่งงาน  (Division  of  work)

นักวิชาการที่มีชื่อเสียงที่ให้มีการสนับสนุน  ให้คนทำงานเฉพาะอย่างตามความถนัด

ของแต่ละคน คือ  Frederick  W. Taylor บิดาของการบริหารการจัดการเชิงวิทยาศาสตร์  กล่าวว่า  การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ  แล้วให้คนงานแต่ละคนรับผิดชอบงานที่ตนเองถนัด จะทำให้เกิดความชำนาญในหน้าที่งาน  ซึ่งเรียกว่า  ความชำนาญเฉพาะอย่าง ( Specialization ) และจะทำให้เกิดประสิทธิภาพในการผลิต ( Productivity ) ดังนั้น การแบ่งงานในองค์การจึงเป็นการแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่างๆ เพื่อให้เกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง และเกิดประสิทธิภาพแต่อย่างไรก็ตามการแบ่งงานยังต้องพิจารณาถึงปัจจัยของงานที่เกี่ยวข้องคือ

1. ขอบข่ายของงาน ( Job Scope )  หมายถึงจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายและต้อง

รับผิดชอบมากน้อยแค่ไหน

2.ความลึกของงาน ( Job Depth )  เป็นการจัดระดับของการควบคุมที่ผู้ปฏิบัติมีอยู่

หนืองานที่ตนรับผิดชอบ ไม่ว่าจะเป็นความอิสระความรวดเร็วตลอดจนการประสานงานกับหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง

3. ลักษณะงาน  (Task  Characteristics)  การจัดคนให้เข้าลักษณะงานที่ทำย่อมทำ

ให้เกิดประสิทธิภาพ และเกิดความพึงพอใจในการทำงานสูง การลาออก  การขาดงานจะต่ำ

การจัดแผนกงาน ( Departmentalization) 

  การจัดแผนกงานหมายถึง  การจัดรวบรวมงานชนิดต่าง ๆ หรือขั้นตอนของงานต่าง ๆ หรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ  ให้เข้ามาอยู่ในหน่วยงานใหญ่เดียวกัน  เพื่อให้งานมีความสัมพันธ์กันมากขึ้น

การกระจายอำนาจหน้าที่ ( Distribution of Authority )

  อำนาจหน้าที่หมายถึง  อำนาจอย่างถูกต้องที่ได้รับจากหน้าที่งานหรือองค์การ ซึ่งอำนาจหน้าที่นี้จะมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งงานที่ได้รับอำนาจหน้าที่ส่วนมากมักจะเกี่ยวข้องกับการบังคับบัญชาการตัดสินใจการจัดการต่าง ๆ ขององค์การ  ส่วนการกระจายอำนาจขององค์การก็คือ

การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบสำหรับงานนั้น ๆ พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ และการตัดสินใจในการบริหาร

ประเภทของอำนาจหน้าที่ ( Types of Authority )

  อำนาจหน้าที่ในองค์การแต่ละแห่งจะมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลาย เพราะฉะนั้นอำนาจหน้าที่จึงจำเป็นที่จะต้องหลากหลายด้วยเช่นกัน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วอำนาจหน้าที่ที่พบเห็นมีอยู่ 3 ประเภท ดังนี้

1. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Line ( Line Authority ) เป็นอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการ
ตัดสินใจ การมอบอำนาจงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา รวมไปถึงการควบคุมดูแล เพื่อให้งานที่ปฏิบัติบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ การมอบหมายงานของอำนาจหน้าที่นี้เรียกว่า เป็นการมอบหมายงานตามสายการบังคับบัญชา

2. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Staff ( Staff Authority ) เป็นหน่วยงานที่ช่วยเหลืองานที่เป็น
Line เป็นหน่วยงานที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาขององค์การ แต่จะมีความสำคัญพอ ๆ กับงานที่ Line ปฏิบัติ คนทำงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ไม่ได้ ถ้าไม่ได้รับการช่วยเหลือจากหน่วยงานที่เป็น Stafเช่น ฝ่ายคอมพิวเตอร์ ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพ เป็นต้น

3. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Functional ( Function Authority ) เป็นอำนาจพิเศษที่ให้กับ
หน่วยงานที่เป็น Line หรือ Staff เพื่อที่จะให้งานหรือโครงการพิเศษบางประเภทสามารถดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจหน้าที่นี้จะสามารถบังคับบัญชาบุคคลอื่น ๆ ที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาของตนได้

การมอบหมายงาน  (Delegation  Process)

  เกิดจากแนวคิดจากเหตุผลที่คนหนึ่งคนใดไม่สามารถที่จะทำงานทั้งหมดให้สำเร็จ

ได้  จะต้องอาศัยคนหลาย ๆ คนช่วยกันทำ  ปกติแล้วผู้บริหารจะมอบหมายงาน  และอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา ที่อยู่ในความรับผิดชอบของตนรับไปดำเนินการ  การมอบหมายงานสามารถกำหนดการมอบได้ ดังนี้คือ

1. การกำหนดความรับผิดชอบให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน  ( Responsibility )

ความรับผิดชอบก็คือ  หน้าที่  งานหรือภาระกิจอย่างหนึ่งอย่างใด  ที่ผู้บริหารหรือสมาชิกอื่น ๆ  ในองค์การจะต้องทำให้แล้วเสร็จ

    2.  การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน (Authority) จะได้สามารถทำงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้  โดยมีสิทธิที่จะสั่งการ  บังคับบัญชา  ตัดสินใจ  เพื่อที่จะทำให้งานที่อยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของตนสามารถบรรลุความสำเร็จ  อนึ่ง  อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบเป็นหัวใจที่สำคัญของการมอบหมายงาน ที่จะต้องมีความสมดุลมิฉะนั้นแล้วงานจะดำเนินไปอย่างล่าช้า

  3. ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความสำนึกถึงภาระหน้าที่  (Accountability)  ที่ตนจะต้องปฏิบัติ และผู้ใต้บังคับบัญชาจะได้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยความเต็มใจ

การรวมอำนาจและการกระจายอำนาจ  (Centralization  and  Decentralization)

  การรวมอำนาจเป็นการที่ผู้บริหารระดับสูง  เก็บรักษาอำนาจหน้าที่ไว้กับตนเอง  โดยไม่ยอมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับล่าง  มีสิทธิในการตัดสินใจหรือดำเนินการใด ๆ ในเรื่องที่สำคัญ แต่ผู้บริหารระดับสูงอาจจะให้ผู้บริหารระดับล่างมีสิทธิในการตัดสินใจได้ในเรื่องเล็กๆ น้อย ๆ บางเรื่องภายใต้กฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างละเอียดรัดกุมและชัดเจน

  ส่วนการกระจายอำนาจนั้น  ผู้บริหารระดับสูงกระจายอำนาจหน้าที่ลงไปให้กับผู้บริหารและพนักงานในระดับล่าง  โดยที่ผู้บริหารและพนักงานในระดับล่าง สามารถที่จะตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ได้ค่อนข้างมากขอบเขตและกฎเกณฑ์ที่ใช้เป็นกรอบสำหรับการตัดสินใจเป็นไปอย่างกว้าง ๆ

  การจะกำหนดระดับการกระจายอำนาจ หรือรวมอำนาจมากน้อยแค่ไหน  ต้อง

พิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่นๆด้วยคือ   

1.  ขอบเขตภูมิประเทศที่ครอบคลุม  องค์การที่มีสาขาอยู่ภูมิภาคต่าง ๆ มาก  จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจ  เพราะสำนักงานใหญ่แห่งเดียวไม่สามารถที่จะดูแลงานที่มีกว้างขวางได้อย่างทั่วถึง  เช่น  สถาบันการเงิน  หรือธนาคารพาณิชย์เป็นต้น

2. ขนาดขององค์การ ถ้าองค์การที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องกระจายอำนาจ  เพราะ

  งานที่ปฏิบัติอยู่จะล่าช้าและไม่สามารถสู้กับคู่แข่งขันได้

3. ความไม่แน่นอนของสภาวะแวดล้อม  ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา 

  องค์การควรจะต้องใช้ระบบการกระจายอำนาจหน้าที่  เพื่อให้การปฏิบัติของ

  องค์การมีความยืดหยุ่น  จึงจะสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงตามสภาวะ 

  แวดล้อมได้

4. ความซับซ้อนของเทคโนโลยี  องค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีชั้นสูง  มีความ

  สลับซับซ้อนมาก จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจแก่ผู้บริหาร  เพื่อ

  รับผิดชอบและเพื่อการควบคุมในแต่ละระดับ

การประสานงาน  (Co-ordination) 

หมายถึง  การเชื่อมโยงกิจกรรมหรือการประสานงานต่าง ๆ  ของคนในหน่วยงานหรือ

องค์การ ให้นำมารวมเข้าด้วยกัน  เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด  และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ  การประสานจะมีประสิทธิภาพหรือไม่เพียงไร  ก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการด้วยกันคือ  สายการบังคับบัญชา  เอกภาพในการบังคับบัญชา  และขนาดของการควบคุม

การจัดโครงสร้างขององค์การ

  หมายถึง  การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน  โดยอาจจะ

เชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง  หรือแนวนอนก็ตาม  ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ  ในแต่

ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ

การออกแบบโครงสร้างองค์การตามหน้าที่  (Functional  Organization)

  เป็นวิธีการจัดองค์การ  โดยแบ่งตามหน้าที่  หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแต่ละบุคคล  เพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์การ

รูปภาพจาก : https://www.sciencedaily.com

ข้อดี	ข้อเสีย
1. มีการแบ่งงานกันทำตามความชำนาญแต่ละ    บุคคล  ทำให้เกิดประสิทธิภาพ 2. เป็นการจัดการตามหน้าที่หลักของงาน 3. เหมาะสมกับธุรกิจขนาดเล็ก 4. ผู้บริหารประสานงานได้ง่าย   ควบคุมง่าย	1. แต่ละแผนกเห็นแก่หน้าที่ของตนเองไม่    คำนึงถึงส่วนรวม 2. การประสานงานติดต่อระหว่างหน่วยงาน   ต่าง ๆ ยาก 3 ธุรกิจมีการขยายตัวไม่เหมาะสม 4. ไม่เปิดโอกาสให้ฝึกฝนเรียนรู้งาน

การออกแบบโครงสร้างองค์การโดยพิจารณาถึงพื้นที่(Territorial or Geographic  departmentation)

  เป็นการจัดรูปแบบองค์การโดยอาศัยออกเป็นกลุ่ม ๆ   โดยคำนึงถึงสภาพทางภูมิศาสตร์หรือแบ่งตามพื้นที่  ซึ่งจะช่วยให้เกิดความสะดวกในการขยายธุรกิจ  หรือการกระจาย

สินค้าหรือบริหารได้ครอบคลุมทั่วทุกพื้นที่

ข้อดี	ข้อเสีย
1. เรียนรู้และปรับตัวเกี่ยวกับความต้องการของ   คนในพื้นที่ได้ง่าย 2.ประหยัดค่าใช้จ่ายในด้านการขนส่ง 3. ลดปัญหาในเรื่องการติดต่อสื่อสารภายใน   องค์การ	1. ควบคุมดูแลจากส่วนกลางได้ยาก 2. หน่วยงานในพื้นที่อาจได้อำนาจมากเกินไป 3. ขาดโอกาสในการพัฒนาความชำนาญเฉพาะ   ด้าน

การออกแบบโครงสร้างองค์การตามแบบลูกค้า

  เป็นการจัดกลุ่มงานโดยแยกตามความแตกต่างของลูกค้า  เพื่อตอบสนองได้รวดเร็ว  และชัดเจนมากยิ่งขึ้น   คือ  การจัดองค์การโดยยึดหลักตามผลิตภัณฑ์ขององค์การที่ผลิตได้  หรือแยกตามบริการขององค์การ        การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบตามผลิตภัณฑ์   (Departmentation  by  product)

ข้อดี	ข้อเสีย
1. ทำให้สินค้าหรือบริการประเภทต่าง ๆ ได้รับ   ความสนใจ 2. เหมาะสมกับองค์การขนาดใหญ่ 3. มีการมอบหมายงานให้หน่วยงานอื่น ๆ	1. อาจเป็นปัญหาในการประสานงาน 2. หน่วยงานที่แยกออกไปมีอำนาจมาก

   การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์  (Matrix  organization)

เป็นการจัดองค์การในลักษณะแผนก  แต่ขึ้นกับหน้าที่องค์การ  โดยมีสายการบังคับ

บัญชา 2 สายพร้อมกันคือ สายบังคับบัญชาที่เป็นงานประจำ และสายบังคับบัญชาที่เป็นงานโครงการ  ทั้งที่เป็นแนวดิ่งและแนวนอน ซึ่งมีอำนาจหน้าที่เท่ากัน

   

ข้อดี	ข้อเสีย
1. สามารถนำพนักงานที่มีความรู้และ   เหมาะสมมาช่วยงานได้ 2. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้าง   ผู้เชี่ยวชาญ 3. ไม่จำเป็นต้องเพิ่มพนักงานในกรณี   มีโครงการ	1. ทำให้เกิดความสับสนในสายบังคับบัญชา   ได้ 2.  ทำให้กำหนดความสำคัญไม่ถูก(งานประจำ   หรืองานโครงการ) 3.  เมื่อโครงการเสร็จมีการเปลี่ยนแปลง   ผู้บังคับบัญชาบ่อย

ความสำคัญของการออกแบบโครงสร้างองค์การ

เป็นส่วนประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของการจัดการที่มีประสิทธิภาพ  เนื่องจาก

เหตุผล 4 ประการคือ

1.เพื่อให้องค์การมีความคล่องตัว  เมื่อองค์การมีขนาดใหญ่ขึ้นรูปแบบขององค์การ

จึงต้องปรับเปลี่ยนไปทำให้มีการกระจายอำนาจไปสู่ผู้บริหารระดับล่างมากขึ้น

 . รูปแบบขององค์การจะต้องสอดคล้องกับลักษณะของแผนกลยุทธ์ที่องค์การเลือกใช้  เมื่อองค์การมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบแผนกลยุทธ์ที่ใช้ ก็จะต้องมีการปรับเปลี่ยนองค์การ เพื่อให้การดำเนินการตามแผนกลยุทธ์มีประสิทธิภาพ

3. รูปแบบขององค์การจะแตกต่างไปตามประเภทของงานที่ทำหากมีก

เปลี่ยนแปลงขอบข่ายของงานหรือลักษณะงานที่ทำ  องค์การจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การ  เพื่อให้สอดคล้องกับขอบข่ายหรือลักษณะของงานที่ทำเช่นกัน

4.เมื่อองค์การมีการพัฒนาเทคโนโลยีแผนกงานบางแผนกอาจจะต้องยุบ  หรือ

เปลี่ยนลักษณะงานใหม่  จึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การใหม่  ให้สอดคล้องกับวิวัฒนาการทางด้านเทคโนโลยี

การจัดบุคคลเข้าทำงาน  (STAFFING)

  นักบริหารทราบดีว่าทรัพยากรมนุษย์เป็นปัจจัยส่วนหนึ่งขององค์การ  และทรัพยากรมนุษย์ยังเป็นหัวใจสำคัญขององค์การอีกด้วย  ไม่ว่าองค์การขนาดใดก็ตาม จะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ตาม  งานขององค์การเหล่านี้ต้องเกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์เป็นพื้นฐาน เพราะฉะนั้นนักบริหารขององค์การจึงจำเป็นต้องเอาใจใส่ และรับผิดชอบทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จึงมีคำกล่าวที่ว่า องค์การจะประสบความสำเร็จหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับการบริหารการจัดการทรัพยากรมนุษย์นั่นเอง

  ดังนั้นการจัดการบุคคลเข้าทำงาน ( Staffing )ในองค์การ และเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารการจัดการองค์การ  ซึ่งจะต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องจากบทที่แล้ว ๆ มาโดยเฉพาะอย่างยิ่ง  นักบริหารจะต้องจัดหาคนให้อย่างเหมาะสมกับตำแหน่งงาน  พร้อมทั้งฝึกอบรม เพิ่มพูนความรู้  ความสามารถ และทักษะอื่น ๆ อีกด้วย

การจัดหาบุคคล

  การจัดหาบุคคล( Staffing)   หมายถึง  การสรรหา การคัดเลือก การบรรจุตำแหน่งงานต่าง ๆ เพื่อให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์การ

  การจัดหาบุคคล ( Staffing )  หมายถึง  การจัดหาบุคคลเข้าทำงาน  ตามกระบวน

การที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ แต่ให้ความมั่นใจว่าจะได้พนักงานที่มีความรู้ ความสามารถให้กับองค์การ

ระบบการจัดหาบุคคลในองค์การ

  ระบบการจัดบุคคลในองค์การ  จำต้องพิจารณาไตร่ตรองอย่างรอบคอบ  โดยมีการจัดทำแผนขององค์การ และพิจารณาจำนวนผู้บริหารในแต่ละแผนกขององค์การ  และยังต้องวิเคราะห์ถึง  ความต้องการบุคลากรขององค์การ  ทั้งในปัจจุบันและอนาคตนอกจากนี้ องค์การยังต้องพิจารณาแหล่งที่มาของบุคลากรว่า  ควรจะเป็นแหล่งภายในหรือจากแหล่งภายนอก  ตลอดจนการสมัคร การคัดเลือก การเลื่อนตำแหน่ง การประเมิน การฝึกอบรมและการพัฒนา  รวมถึงการพิจารณาสภาวะความเป็นผู้นำ และการควบคุม   ซึ่งปัจจัยต่าง ๆ  ที่กล่าวมานี้ล้วนเกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก ตลอดจนนโยบายการบริหารงานบุคคล และการจูงใจขององค์การอีกด้วย

ระบบของการสรรหาบุคคล ( Recruitment System )

  ระบบของการสรรหาบุคคลในองค์การ สามารถที่จะสรรหาได้ 2 ระบบ  คือ

    1. ระบบคุณธรรม  ( Merit System )  สำหรับการสรรหาบุคคลในระบบนี้เป็นการพิจารณาถึงความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ต่าง ๆ  ประกอบการพิจารณารับคนเข้าทำงาน  ซึ่งแนวคิดของระบบคุณธรรมคือ 

  หลักความสามารถ

      หลักความเสมอภาค

  หลักความมั่นคง

  หลักความเป็นกลางทางการเมือง

  2. ระบบอุปถัมภ์ ( Patronage System )  สำหรับการสรรหาบุคคลในระบบนี้ ไม่ได้ให้ความสำคัญต่อ  ความรู้  ความสามารถของผู้สมัคร  ว่าจะเหมาะสมกับงานหรือไม่เพียงแต่การตัดสินใจรับคนเข้าทำงานเป็นการชักชวน  แนะนำ หรือการฝากจากพรรคพวก  ซึ่งระบบนี้จะตรงกันข้ามกับระบบคุณธรรม

รูป ระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์

    กระบวนการจัดหาบุคคล  หรือกิจกรรมต่าง ๆ  ที่จัดเป็นหน้าที่ทางการบริหาร

ทรัพยากรมนุษย์ในความหมายของ Staffing ประกอบด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.  กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
2.  การสรรหาบุคคล
3.  การคัดเลือกบุคคล
4.  การบรรจุแต่งตั้ง
5.  การฝึกอบรมและการพัฒนา
6.  การประเมินผลการปฏิบัติงาน
7.  การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน

กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Planning )

  การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงกระบวนการวิเคราะห์คาดการณ์ ควาต้องการ

ทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตขององค์การ  โดยให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์การ  ตลอดจนการกำหนดลักษณะของบุคลากรที่เหมาะสมกับงานแต่ละอย่างและเพียงพอ  ที่จะปฏิบัติงานในเวลาหนึ่งเวลาใดอย่างเหมาะสม ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงการคาดคะเนอย่างเป็นระบบในเรื่องของ

อุปสงค์ อุปทานของพนักงานขององค์การหรือกระบวนการตัดสินใจ  โดยใช้ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าองค์การสามารถหาคนที่มีความรู้ความสามารถ เข้ามาทำงานตามระยะเวลาที่องค์การต้องการ

การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง  กระบวนการคาดการณ์ความต้องการ

ทรัพยากรบุคคลขององค์การเป็นการล่วงหน้าว่า  ต้องการบุคคลประเภทใดระดับใดจำนวนเท่าใดและต้องการเมื่อใด

ความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์  

    สาเหตุความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีดังนี้คือ

    1.  สภาวะต่าง ๆ  ในการดำเนินงานมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมออย่างรวดเร็ว  หาก

องค์การไม่มีการวางแผนกำลังคน  เพื่อการรองรับการเปลี่ยนแปลง ย่อมก่อให้เกิดปัญหาขึ้นได้  เช่นการขาดอัตรากำลังคนในองค์การ  เป็นต้น

    2.  ปัจจุบันนี้องค์การมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น องค์การจำเป็นต้องใช้บุคลากร  ที่มีความรู้ความสามารถ  จึงทำให้ต้องมีการวางแผนกำลังคนเพราะกว่าจะได้บุคลากรที่มีความรู้  ความสามรารถ  ต้องพัฒนาฝึกอบรม ซึ่งใช้เวลาค่อนข้างมาก

    3.  ข้อกำหนดและกฎหมายของรัฐ มีอิทธิพลต่อการดำเนินการบริหารงานบุคคล เช่น  กฎหมายแรงงานสัมพันธ์  กฎหมายคุ้มครองด้านแรงงาน  จึงทำให้นักบริหารต้องวางแผนกำลังคนให้เหมาะสม

    4.  ต้องการให้เกิดความสมดุล  ระหว่างทรัพยากรบุคคลในตำแหน่งงานต่าง ๆ  กับปริมาณงานที่จะต้องทำในอนาคต 

    5.  ใช้ข้อมูลที่ได้จาก  การวางแผนทรัพยากรมนุษย์  เป็นประโยชน์ในการบริหาร  การจัดการบุคคลในด้านอื่น ๆ เช่น  การว่าจ้าง  การบรรจุแต่งตั้ง  การฝึกอบรม  การเลื่อนตำแหน่ง  และการจ่ายค่าตอบแทน เป็นต้น

    6.  ช่วยให้การจ้างอัตรากำลังคนใหม่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

    7.  เป็นแนวทางในการสร้างกำลังคน  ให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์การ

    8.  ช่วยให้กิจกรรมต่างในด้านอัตรากำลังคนเป็นไปอย่างมีระบบ

กระบวนการในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์  

   การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ควรพิจารณาขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ดังนี้

  ขั้นที่ 1  การพิจารณาเป้าหมายและแผนขององค์การ คือ  การศึกษาและพิจารณา  แผนงานที่องค์การได้กำหนดไว้  เพื่อจะนำผลของการศึกษามาจัดวางข้อมูลด้านบุคลากรในอนาคต

  ขั้นที่ 2  การพิจารณาสถานการณ์ทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน คือ การสำรวจ และการจำแนกตามประเภทต่าง ๆ  เช่น  ตามลักษณะงาน  เพศ  อายุ  และการศึกษา  เป็นต้น

  ขั้นที่ 3  การคาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์  เป็นการพิจารณาถึงความต้องการจำนวน ประเภทของพนักงานที่องค์การต้องการ  ซึ่งต้องพิจารณาโดยละเอียดถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้อง  เช่น  การโยกย้าย  การลาออก  การเลื่อน  ตำแหน่ง  การเกษียณอายุ  เป็นต้น

   ขั้นที่ 4  การกำหนดแผนการปฏิบัติ  เมื่อได้คาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์แล้ว จึงกำหนดออกมาเป็นแผนงานเพื่อปฏิบัติเช่นแผนการสรรหา แผนการคัดเลือก แผนการบรรจุ แผนการฝึกอบรมเป็นต้น

  ขั้นที่ 5  การตรวจสอบและการปรับปรุง ขั้นตอนนี้เป็นการตรวจสอบเปรียบเทียบและปรับปรุงแก้ไข  เพื่อให้กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การสรรหาบุคลากร Recruitment 

  การสรรหาบุคลากร เป็นงานขั้นแรกและเป็นงานที่มีความสำคัญในกระบวนการจัดคนเข้าทำงาน (Staffing) เป้าหมายก็คือ ให้ได้คนที่มีความรู้ความสามารถมาทำงานในองค์การนั่นเอง  เพราะความสำเร็จขององค์การก็ขึ้นอยู่กับคุณภาพของบุคลากร ดังนั้น การสรรหาคัดเลือกย่อมต้องรอบคอบ  เช่นเดียวกัน

  การสรรหา คือ กระบวนการในการแสวงหา เสาะหาและจูงใจผู้สมัครงานที่มีความรู้ความสามารถให้มาทำงานในองค์การ

  การสรรหา คือ  กระบวนการในการพยายามเสาะแสวงและจูงใจ  ให้บุคคลที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสม ตามที่องค์การกำหนดไว้ ให้เข้ามาสมัครงานในองค์การ

รูปจาก : https://www.qtriangle.in

  การบวนการในการสรรหา ( Recruitment Process ) คือ

1. การวางแผนทรัพยากรมนุษย์2. ความต้องการหรือการร้องของผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ3. การระบุตำแหน่งงานที่จะรับบุคคลใหม่4.  การรวบรวมสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์งาน5.  ข้อคิดเห็นของผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ6.  กำหนดคุณสมบัติบุคลากรที่ตรงกับงาน7.  กำหนดวิธีการสรรหา8.  ความพึงพอใจที่ได้ผู้สมัครรูป กระบวนการสรรหา

• แหล่งในการสรรหา

  ในการสรรหาบุคลากรเข้าทำงาน  จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงความเหมาะสม

ของคนกับลักษณะงานที่จะทำ ดังนั้น แหล่งในการสรรหามีที่มาได้ 2 แหล่งคือ

  1. แหล่งจากภายองค์การ  ในวิธีนี้สามารถที่จะสรรหาได้โดย

  1.1  ผู้บังคับบัญชาทำหน้าสอบคัดเลือก

  1.2  ประกาศรับสมัครภายใน โดยเปิดเผยตำแหน่งหน้าที่ และคุณสมบัติ

พร้อมทั้งวิธีการคัดเลือกให้ชัดเจน 

    ผลดีและผลเสียของการคัดเลือกจากแหล่งภายในองค์การ

ผลดี	ผลเสีย
1.  เป็นการสร้างขวัญกำลังใจ	1.  ความคิดคับแคบ/ขาดความคิดริเริ่มใหม่

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย เอกชัย  ใน knowledge management จาก https://www.gotoknow.org/posts

คำสำคัญ (Tags)#education

หมายเลขบันทึก: 518309, เขียน: 03 Feb 2013 @ 12:05 (5 ปีที่แล้ว), สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง, อ่าน: คลิก

---

---