การวางแผน

การวางแผน   (Planning)                  

     การวางแผน   หมายถึง  กระบวนการกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับการทำงานในอนาคตพร้อมทั้งกำหนดแนวทางการกระทำในทางปฏิบัติจริงเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์   ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการกำหนดแผน

                1. อนาคต  เป็นการกำหนดวิธีการที่จะปฏิบัติในอนาคต

                2. การปฏิบัติ  ระบุวิธีปฏิบัติ

                3. บุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ  เป็นการกำหนดตัวบุคคล

                4. การแก้ปัญหาขัดแย้ง  ต้องมีการกำหนดวิธีแก้ปัญหาเอาไว้

                5. มาตรฐาน  กำหนดมาตรฐานหรือเป้าหมายที่ต้องการ

                6. ความประหยัด  ต้องคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรให้น้อยที่สุด                

     ประโยชน์ของการวางแผน

                 1. การวางแผนทำให้ทุกคนทุกฝ่ายทราบทิศทางขององค์การ

                 2. การวางแผนเป็นการกำหนดเป้าหมาย

                 3. การวางแผนช่วยให้เกิดการประสานของแต่ละบุคคลแต่ละฝ่าย

                 4. การวางแผนเอื้ออำนวยให้เกิดการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ

                 5. การวางแผนมีผลต่อประสิทธิภาพของนักการบริหารโดยตรง

                 6. การวางแผนช่วยให้การทำงานของทุกฝ่ายเป็นไปอย่างมีระบบระเบียบ               

     ความสำคัญของการบริหาร

                1. ช่วยให้สามารถระบุเป้าหมายผลสำเร็จอย่างชัดเจน

                2. ช่วยให้การกำหนดและระบุหน่วยงานที่รับผิดชอบ

                3. ช่วยให้กิจการมีนโยบายที่ชัดเจน

                4. ช่วยให้มีการคาดคะเนปัญหาล่วงหน้า

                5. ช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้วิธีการควบคุมที่คล่องตัวและเหมาะสม            

       

      ปรัชญาของการวางแผน Russell  L.  Ackoff  ได้แบ่งปรัชญาการวางแผนออกเป็น  3  แบบ              

                 1. ทำเท่าที่พอใจ  (Satisficing)  นิยมใช้มาก               

                 2. ทำให้ได้ประโยชน์สูงสุด  (Optimizing)               

             3. ดัดแปลงทำให้เหมาะกับสภาพแวดล้อม  (Adaptivizing)  หรือแบบนวัตกรรม  เป็นแบบที่ใช้น้อยที่สุด                 แผน  (Plan) 

 เป็นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจาการวางแผน

                1. ต้องทำอะไร  (What)   

            2. ทำไปทำไม  (Why)                     

            3. ทำเมื่อไร  (When)                        

             4. ใครทำ  (Who)                               

                5. ทำอย่างไร  (How)                

 ประเภทของแผน   แบ่งเป็น 5 ประเภท

1. แผนที่แบ่งตามระยะเวลาและวัตถุประสงค์ของแผน  มี 3 ประเภท             

                  1.1 แผนระยะสั้น   ตั้งแต่ 1 เดือน  แต่ไม่เกิน 1 ปี            

                  1.2 แผนระยะกลาง   ช่วง 1 ปี  แต่ไม่เกิน 5 ปี               

                  1.3 แผนระยะยาว   ตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไป  มีความคาดหวังผลสำเร็จสูง  แต่จะมีผลสำเร็จต่ำกว่าระยะอื่น  มักเรียกว่าแผรกลยุทธ์

2. แผนที่แบ่งตามระดับของผู้บริหาร  มี 3 ประเภท               

                2.1 แผนกลยุทธ์หรือแผนนโยบาย  จัดเป็นแผนระยะยาวเป็นของผู้บริหารระดับสูง               

                2.2 แผนยุทธวิธี  หรือแผนปฏิบัติการ  เป็นหน้าที่ในการจัดทำของผู้บริหารระดับกลาง  เป็นแผนการกระจายและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่               

                2.3 แผนดำเนินงาน  เป็นการวางแผนการทำงานประจำวัน  ประจำสัปดาห์  ประจำเดือน  และประจำปีของผู้บริหารระดับต้น

3. แผนแบ่งตามความถี่ของการใช้แผน  มี 2 ประเภท               

                3.1 แผนถาวร  หรือแผนใช้ประจำ  เป็นแผนที่เพื่อใช้แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นประจำ               

                3.2 แผนชั่วคราว  หรือแผนใช้ครั้งเดียว   เหมาะที่จะใช้กับงานโครงการที่มีระยะเริ่มต้นและสิ้นสุดในระยะเวลาสั้น

4. แผนที่แบ่งตามลักษณะกิจกรรมแต่ละด้านในองค์การ  คือแผนของแต่ละฝ่ายงานในองค์การ

5. แผนที่แบ่งตามวิธีการกำหนดแผน  มี 2 ประเภท               

                5.1 แผนที่กำหนดจากเบื้องบนสู่เบื้องล่าง  เกิดจากผู้บริหารระดับสูงกำหนดกลยุทธ์แล้วส่งต่อให้ผุ้บริหารระดับกลาง  และต้นดูแล               

                5.2 แผนที่กำหนดจากเบื้องล่างขึ้นไปเบื้องบน  เกิดจากหน่วยงานระดับล่างวางแผนสง่ไปยังผู้บริหารระดับกลาง  ขึ้นไปสู่ผู้บริหารระดับสูงพิจารณา                

กระบวนการวางแผน  ( Planning  process) สิ่งจำเป็นสำหรับการวางแผน               

                1. วัตถุประสงค์  (Objective)  เป้าหมายในการทำงาน              

                2. การคาดการณ์  (Forecase)  ทำนายสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต  เพื่อจะได้เตรียมทางออกที่ดีไว้ล่วงหน้า               

                3. กิจกรรม  (Activity)  การปฏิบัติงาน               

                4. เวลา  (Time)  ระยะเวลาของกิจกรรม              

                5. แผนการใช้เงิน  (Budget)  การประมาณการค่าใช้จ่าย               

                6. คณะทำงาน  (Organization)  การระบุผู้รับผิดชอบ  กำหนดตำแหน่งหน้าที่  ลักษณะงานที่ต้องรับผิดชอบ                          7. แนวนโยบาย  (Policy)  เป็นหลักให้ทุกคนทุกฝ่ายถือปฏิบัติ              

                8. มาตรฐานผลงาน  (Standard)  ระดับผลงานที่ถูกคาดหวังว่าต้องการระดับใด  จึงจะถือว่าประสบผลสำเร็จ                  ขั้นตอนในการวางแผน                

   ขั้นที่ 1  รวบรวมข้อมูล  สภาพปัญหา              

   ขั้นที่ 2  ระบุปัญหา  ความต้องการ               

   ขั้นที่ 3  กำหนดวัตถุประสงค์  เป้าหมาย                

   ขั้นที่ 4   วิเคราะห์ทางเลือก  เพื่อกำหนดวิธีดำเนินการ               

   ขั้นที่ 5   จัดทำแผนงานประเภทต่างๆ              

   ขั้นที่ 6  นำแผนไปปฏิบัติ              

 ข้อจำกัดและอุปสรรคของการวางแผน

                1. ผู้วางแผนขาดความรู้ความเข้าใจ  ขาดประสบการณ์

                2. ปัญหาด้านสภาพแวดล้อม  สถานการณ์  สภาพเศรษฐกิจ

                3. ปัญหาด้านเทคนิค

                4. ปัญหาการนำแผนไปปฏิบัติ               

 การวางแผนกับการนำแผนไปปฏิบัติ     การวางแผน  คือ  การมุ่งไปสู่อนาคตที่คาดหวังคือการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น                การนำแผนไปปฏิบัติ  คือ  การบริหารให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่คาดหวังด้วยกลวิธีที่กำหนดขึ้น                 ขั้นตอน 7 ขั้นตอนที่ผู้บริหารจะต้องผลักดัน

                ขั้นตอนที่ 1  สร้างแรงผลักดัน   แรงผลักดันที่ช่วยให้องค์กรเกิดการเปลี่ยนแปลง  จัดเป็น 2 จำพวก  คือ  แรงผลักดันภายใน  และแรงผลักดันภายนอก

                ขั้นตอนที่ 2  การยอมรับความต้องการการเปลี่ยนแปลง  สิ่งที่กระตุ้นความต้องการการเปลี่ยนแปลง  คือ  ข่าวสารข้อมูล  โดยเฉพาะข้อมูลภายในองค์กร

                ขั้นตอนที่ 3  การวิเคราะห์ปัญหา  จะต้องวิเคราะห์มูลเหตุของปัญหา  และทำความเข้าใจกับปัญหาโดยละเอียด

                ขั้นตอนที่ 4  ทางเลือกเทคนิคการเปลี่ยนแปลง  ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และข้อสรุปของปัญหา  และสาเหตุของปัญหาที่วิเคราะห์ได้จากขั้นที่ 3

                ขั้นตอนที่ 5  ข้อจำกัดของการเปลี่ยนแปลง  3 ประการ  ดังนี้               

                                5.1 ภาวะผู้นำภายในองค์กร               

                                5.2 โครงสร้างการจัดองค์กร               

                                5.3 วัฒนธรรมและประเพณีขององค์กร

                ขั้นตอนที่ 6  กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลง  เป็นขั้นตอนที่สำคัญผู้บริหารจะต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษ  สามารถจำแนกกลยุทธ์ได้ 3 กลุ่ม              

                                6.1 สั่งการเบ็ดเสร็จ               

                                6.2 ทุกคนมีส่วนร่วม               

                                6.3 มอบหมายอำนาจ

                ขั้นตอนที่ 7  การลงมือปฏิบัติ  และการประเมินผล  การกำหนดทางเลือกที่นำไปปฏิบัติมีสิ่งที่พิจารณาได้ 2 กรณี  คือ  เวลา  และขอบเขต  ส่วนการประเมินผลนั้นเพื่อจะได้ทราบถึงทัศนคติที่มีต่อการเปลี่ยนแปลง  และคุณภาพของการบริหาร       

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย นาง เดือนเพ็ญ อ่องทวีสุข ใน นักบริหารการศึกษา(เดือนเพ็ญ) https://www.gotoknow.org/posts/126544